Memantau Stok dan Membuat Laporan
Seorang sales admin adalah pihak yang juga bertanggung jawab mengenai update stok produk yang akan atau sudah dipasarkan. Mereka melakukan pemantauan dan pengelolaan stok produk bekerja sama dengan pihak admin gudang atau penanggung jawab produksi. Setelahnya, mereka harus membuat laporan stok untuk diberikan kepada tim penjualan dan pihak manajemen.
Pengelolaan Dokumen Penjualan
Membuat, memelihara, dan mengelola dokumen penjualan seperti penawaran, kontrak, dan faktur.
Menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan audit.
Administrasi Penjualan
Sudah terlihat dari namanya, berarti admin sales adalah orang yang bertanggung jawab atas administrasi sales. Tugas administrasi penjualan dari seorang admin sales meliputi pembuatan invoice, penagihan atas pembayaran pelanggan, double check input pesanan pelanggan, dan melakukan arsip atas data pelanggan dan catatan dari penjualan.
Baca juga : Ketahui Beberapa Contoh Strategi Pemasaran yang Efektif
Selain itu, admin sales juga harus memastikan seluruh pesanan pelanggan sudah berjalan dengan baik, seperti dari hal kesiapan sampai proses pengirimannya. Jadi, admin sales juga harus melakukan kerjasama dengan bagian logistik untuk mengetahui update terbaru tentang pengiriman. Admin sales juga harus melaporkan setiap permasalahan yang terjadi sebagai bahan untuk evaluasi.
Tahapan Cara Kerja Sales Admin
Dari berbagai tugas sales admin yang sudah disebutkan tadi, sebenarnya mungkin kamu sudah bisa tahu seperti apa cara kerja mereka. Terdapat beberapa tahapan sistem kerja seorang administrator sales yang bisa disebutkan.
Cara kerja sales admin yang menjadi pendukung sistem penjualan di suatu bisnis adalah:
Mengurusi Pelanggan
Tanggung jawab kedua yang harus dilakukan oleh seorang admin sales adalah mengurusi hal yang berkaitan dengan pelanggan. Jadi, admin sales bertanggung jawab atas pertanyaan dan menjawab permintaan dari pelanggan melalui media apapun, baik dari panggilan atau bertemu secara langsung.
Selain itu, admin sales bertanggung jawab untuk memperbarui status terkini pelanggan, seperti apakah mereka jadi membeli produk, pembayaran mau dilakukan lewat apa, mau pesan berapa produk, dan lain sebagainya. Tanggung jawab atau tugas dari admin sales ini secara tidak langsung dapat menimbulkan hubungan baik kepada pelanggan, sehingga dapat menciptakan customer experience yang baik.
Report atau laporan merupakan hal yang harus dikerjakan oleh setiap para pekerja, terutama admin sales. Jadi, tanggung jawab selanjutnya dari admin sales adalah membuat laporan dari hasil penjualan yang sudah memenuhi target. Tujuan dari laporan yang dibuat oleh admin sales adalah sebagai arsip yang nantinya akan dibutuhkan oleh divisi lain dalam sebuah bisnis untuk memantau hasil penjualan yang telah dicapai.
Secara umum, laporan yang dibuat oleh admin sales adalah laporan yang berkelanjutan, seperti laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Dengan begitu, grafik penjualan nantinya akan terlihat.
Koordinasi dengan Pihak Logistik
Satu hal yang juga penting adalah untuk dapat berkoordinasi dengan pihak logistik. Jadi, setelah memastikan produk ready dan siap dikirim, sales admin juga harus membuat dan mengatur jadwal pengiriman produk bersama pihak logistik. Produk harus dipastikan sampai ke tangan pelanggan tepat waktu.
Pendukung Komunikasi
Menangani komunikasi internal dan eksternal terkait penjualan melalui surat, email, dan telepon.
Menyelaraskan komunikasi antara anggota tim penjualan.
Mengelola Dokumen Penjualan
Tahapan berikutnya adalah membuat, memelihara, dan mengelola semua bentuk dokumen penjualan. Sales admin perlu menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan kebutuhan evaluasi bisnis di masa mendatang.
Paham Akan Teknologi
Seorang admin sales juga dituntut untuk up to date dengan perkembangan teknologi saat ini. Hal ini harus dimiliki sebagai antisipasi untuk menjawab pertanyaan dari pelanggan. Selain itu, admin sales juga bekerja dengan menggunakan beberapa media untuk keperluan administrasi dasar, seperti spreadsheet. Jadi, seorang admin sales harus paham dengan penggunaan teknologi.
Tonton juga : #SellerStory Bolalicious : Cara mengembangkan usaha Merchandise sepak bola
Karena admin sales adalah pekerjaan di mana nantinya akan bertemu dengan banyak orang yang memiliki berbagai karakter, maka seorang admin sales harus mampu untuk beradaptasi dengan cepat dalam kondisi apapun. Selain itu, seorang admin sales juga harus mampu untuk beradaptasi dengan ritme kerja yang cepat.
Nah, itu tadi penjelasan mengenai admin sales adalah pekerjaan yang seperti apa, tanggung jawabnya, serta beberapa skill yang dibutuhkan. Untuk kamu yang sangat menyukai pekerjaan administrasi sekaligus suka untuk bertemu dengan orang banyak, maka admin sales adalah pekerjaan yang wajib untuk dicoba.
Untuk kamu yang menjalankan bisnis milik sendiri, pasti kamu akan menjadi admin sales dalam skala kecil untuk bisnismu sendiri. Selain itu, dibutuhkan juga pengelolaan bisnis yang baik agar nantinya bisnis bisa berjalan dengan lancar. Bagaimana caranya? Yaitu dengan menggunakan SmartSeller!
Di SmartSeller, terdapat fitur marketplace integration, di mana fitur ini akan sangat membantu untuk mengatur produk secara terpusat jika kamu memiliki lebih dari satu marketplace untuk berjualan. Jadi, kamu tidak perlu bolak-balik pindah marketplace untuk mengatur stok produk, sehingga pengelolaan jadi lebih efisien.
Untuk kamu yang ingin mencoba bisnis lain dengan menjadi reseller, SmartSeller merupakan platform yang tepat untuk kamu gunakan, lho! Mengapa? Karena SmartSeller menyediakan reseller terpercaya dan berkualitas. Yuk, cobain SmartSeller sekarang juga!
We are creative and innovative event organizers. We focus on creating the best experiences for unforgettable memories through an event such as: Exhibition, conference, meeting, gathering, seminar, webinar, and etc.
Adakah profesi sales yang tidak langsung berhubungan dengan konsumen? Jawabannya ada, yaitu admin sales atau yang disebut juga sales administrator. Secara sederhana, bisa dibilang bahwa sales admin adalah posisi pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi penjualan dalam bisnis.
Banyak orang tertarik dengan posisi ini karena memang tidak perlu mengadakan kontak langsung dengan konsumen atau pelanggan untuk menjual produk. Singkatnya, sales admin adalah orang yang bekerja di balik layar. Memastikan bahwa penjualan bisa berjalan dengan lancar.
Pengelolaan Agenda Kerja
Seorang sales admin juga memiliki tanggung jawab khusus yang harus diselesaikan setiap hari. Tanggung jawab ini mencakup penanganan invoice penjualan, proses penagihan pembayaran, serta pemeriksaan kelengkapan input pemesanan dari pelanggan.
Tugas-tugas ini dapat bervariasi tergantung pada skala, struktur, dan kebutuhan bisnis. Hal yang penting bahwa seorang sales admin adalah pihak yang bertugas untuk memastikan bahwa aspek administratif dari kegiatan penjualan dijalankan dengan lancar.
Baca Juga: 5 Perbedaan Sales dan Marketing yang Pebisnis Harus Tahu!
